理想の書類収納とは？自分も家族も分かりやすくて使いやすい収納
書類をもらったら、とりあえず、テーブルや棚に放りっぱなしにしていませんか。きちんと分類して収納しておかないと、部屋が散らかっている印象になってしまいます。また、書類が埋もれてしまい必要になったときに見当たらず、困ってしまうこともあり得ます。最悪の場合、間違って捨ててしまうことも。そこで、自分自身はもちろんのこと、家族全員がどこに何の書類が置いてあるのか、すぐにわかる書類収納の方法を紹介していきます。
目次
書類収納の準備をしよう
書類を使いやすく収納していくためには、あらかじめ書類を仕分けしたり、書類収納の場所を確保したり、収納グッズの購入をしたりと、準備をしておくことが大切です。ここでは、準備の手順について説明していきます。
必要・不要・保留に分ける
手元にある書類の仕分けから始めます。書類を「必要・不要・保留」の3種類に分けていきましょう。まず必要な書類としては、ローン契約書、賃貸契約書、保険証券、家電の取扱説明書などが挙げられます。これらはいざというときに必要となる書類です。失くさないように大切に取っておくようにしましょう。
次に不要な書類としては、情報が古いスーパーなどのチラシ、期限が切れてしまった割引クーポン、使わなくなった家電の取扱説明書などが挙げられます。これらを置いておくと、部屋が雑然として、必要なものがすぐに取り出せなくなってしまいます。全て捨ててしまうようにしましょう。
このように必要か、不要かをすぐに判断できればいいのですが、なかにはそうはいかない書類もあります。いますぐには必要ないけれど、後で必要になるかもしれないと思われるものは、保留する書類として、必要書類とは別にして取っておいてください。
書類収納の場所を確保する
まずはどこに書類を収納するのか、場所を決めます。その際、ローン契約書はベッドの下、賃貸契約書は台所の引き出し、保険証券は押し入れ、家電の取扱説明書はリビングというように保管場所をバラバラにしてしまうと、後でどこに何を置いたのか、わからなくなってしまいます。混乱しないように、必ず書類は一ヵ所にまとめるようにしましょう。また、一ヵ所にまとめるにしても、押し入れの奥やベッドの下、踏み台を使わないと手が届かない高い場所などに収納していては、いざというときに取り出しにくく不便です。すぐに書類を出したりしまったりできるような場所にスペースを設けるのがよいでしょう。その際、整理した本人だけが取り出しやすい場所というのはよくありません。リビングなど、家族全員が出し入れしやすい場所がおすすめです。
収納グッズを準備する
書類は紙の状態のまま、置いておくわけにはいきません。バラバラになってしまうので読みづらく、また、何がどこにあるのか、わからなくなってしまうからです。整理するためにも、書類を入れておく収納グッズを利用するようにしましょう。大きさは保管するスペースに合わせて選びます。収納グッズの縦・横・奥行をそれぞれ確認して、スペースに置ける大きさのものを購入してください。
数ある収納グッズの中でもおすすめなのは、ファイルボックスです。なぜなら、書類を立てて入れておくことができるため、取り出しやすいからです。ファイルボックスはいろんな種類がありますが、なかに仕切りがあるものが良いでしょう。ファイルボックスの中でも、さらに種類ごとに収納すれば、必要なものをさっと取り出すことができるからです。また、ファイルボックスはフタなしのものが便利です。というのも、使うたびにいちいちフタを開けたり閉じたりするのは面倒だからです。見た目の美しさよりも使い勝手の良さを第一に収納グッズは選ぶようにしてください。
分かりやすい書類収納を目指して！必要な書類の仕分け方法
いざというときにさっと書類を取り出すことができるように、家族の誰が見ても何がどこにあるのか、一目でわかるように書類を収納しておかなくてはなりません。そこで、カテゴリごとの仕分け方、ラベリングの方法などを説明していきます。
カテゴリごとに収納の方法を変える
書類を事細かに分類してしまうと、逆にわかりにくく、取り出しにくくなってしまいます。わかりやすい収納の仕方にはコツがあります。まずは家に関する書類、保険関係の書類、子供の学校関係の書類、公共料金等の領収書・明細書といった具合に、大雑把なカテゴリごとに分けます。そして、そのカテゴリの中で、種類ごとに仕分けしていくのです。また、カテゴリごとにどのように収納するのか、その方法も変わります。次から見ていきましょう。
家に関する書類
1つ目のカテゴリは「家に関する書類」です。たとえば、家や土地を購入したときの書類、借り換えや繰り上げ返済などの住宅ローンに関係する書類、賃貸契約関連の書類などが挙げられます。これらは頻繁に必要となるものでありませんが、大事なものなのできちんと保管しておきたいものです。また、互いに関連性のあるものなので、個別に分類せずにまとめて1つのボックスに収納しておいたほうが便利です。その際、取り出したときに読みやすいようにファイルにつづっておくことをおすすめします。ちなみに、家や土地購入時の書類は再発行できない場合があります。不要だと思うものが含まれていたとしても、もしものために一緒にファイリングしておいたほうが安心です。
保険関係の書類
2つ目のカテゴリは「保険関係の書類」です。1契約ごとに保険証書や契約規定をまとめて、クリアファイルのポケットにしまっておくことをおすすめします。保険は更新するごとに契約書類が変わっていきます。新旧一緒に入れておくと、いざというとき、正しい契約内容がわからなくなってしまいます。新しい保険証書が届いたら、古いものは捨てて新しいものを入れるようにしましょう。
また、自分自身が入院したとき、保険金が請求できなくて困ったことにならないように、他の家族が見てもすぐに取り出せるようにしておく必要があります。そのためには、クリアファイルは父、母、子供など家族ごとに用意します。そして、何の書類が入っているか、クリアファイルに見出しをつけておくようにしましょう。たとえば、「父・生命保険」「子供・自転車保険」といった具合に入っているものを記載してください。こうして作った家族ごとのクリアファイルは、保険関係の書類としてまとめて1つのファイルボックスに収納します。
子供の学校関係の書類
3つ目のカテゴリは「子供の学校関係の書類」です。書類は学校に提出するものと提出しなくてもよいものに分けられます。たとえば、「クラス便り」「テスト」「行事のお知らせ」「PTA関係」「月間予定表」「年間予定表」などは家に置いておくものです。そして、その都度確認していかなくてはなりません。用件ごとにファイルボックス内にしまって、出し入れしやすいようにしておきましょう。ただし、いつまでも取っておく必要はありません。予定表などは期間が過ぎたら、すぐに捨ててしまってもかまいません。その他のものは学年が上がったとき、学期が変わったときなど一区切りついたときに、まとめて捨てるとよいでしょう。
また、兄弟がいる場合は、もうひと手間かけて、子供ごとにファイルボックスを作って、収納することをおすすめします。ファイルボックスに子供の名前を書いておくとわかりやすいでしょう。
公共料金等の領収書・明細書
4つ目のカテゴリは「公共料金等の領収書・明細書」です。月ごとにフォルダに分け、ファイルボックスの中に収納していきます。ただし、いつまでも置いておくと毎月、たまっていく一方です。用が済めば捨てるようにしてください。たとえば、前年度の夏場の電気代を比べたいということで取っているのであれば、1年後には処分します。また、どれぐらい使ったのか、金額を知りたいだけであれば、家計簿に記載すれば、すぐに捨てましょう。
ただし、万が一のトラブルに備えて、手元に置いておきたい場合もあるでしょう。実は、そうした場合でも期限は決まっているのです。たとえば、水道の場合は5年間保管と領収書に書かれています。それ以上は持っておいても意味がありません。一方、ガス・電気の場合は2年経ったら捨ててもかまいません。というのも、料金の引き落としが間違っていた場合の返還請求の時効が2年だからです。
取扱説明書類
5つ目は「取扱説明書類」です。これらは「照明」「テレビ」「炊飯器」などと家電ごとに分類すると細かくなってしまい、かえって探し出すのが煩わしくなります。そこで、おすすめしたいのが、家電が置いてある部屋ごとに分けることです。たとえば、「キッチン」「リビング」「寝室」といった具合に分け、「キッチン」のファイルボックスには「炊飯器」「電子レンジ」「ポット」といった取扱説明書類をまとめて入れていくのです。このほか、「キッチン家電」「パソコン関連」といった具合にざっくりと仕分けするのもよいでしょう。また、古い家電を捨てて、新しい家電を購入した場合は、取扱説明書も古いものは破棄し、新しいものに入れ替えるようにして、不要な書類を増やさないようにします。
その他の書類
6つ目のカテゴリは「その他」です。いくらカテゴリ分けしておくとわかりやすくなると言っても、なかには、仕分けできない書類もあります。1つだけの書類のためにファイルボックスを作っていくのも、手間がかかります。また、そんなボックスがたくさんあっては、逆に書類が探しにくくなります。必要か不要か分けた際、現段階ではどちらとも判断できず保留となる書類も出てきます。そうしたものは「その他」としてひとまとめにしておくとよいでしょう。
書類を収納するときはラベリングしておく
せっかくファイルボックスに収納しても、何がどこに入っているのか、整理した本人しかわからないようでは意味がありません。家族の誰もがひと目見て、書類を取り出せるようにしておく必要があります。そのためには、ファイルボックスに入っている書類をラベリングしておくようにします。ファイルボックスの見やすい位置にカテゴリ名を記入しましょう。カテゴリごとにファイルボックスの色を使い分けることも、見分けやすくするためのポイントです。
また、ラベリングをするときに使ったラベルライターやシール、マジック、はさみなどもファイルボックスにひとまとめにして、近くに収納しておきます。そうすれば、必要なときに、すぐにラベリングすることができます。この他、頻繁に使う書類のファイルボックスは取り出しやすい位置に、年に一度しか使わない書類のファイルボックスは高い位置にといった具合に、使用する割合によって収納スペースに置く位置を工夫することで、使い勝手がよくなります。
思い出の品は他の書類収納とは分けて考える
書類は「必要・不要・保留」に分けていくことが基本ですが、なかにはこの範疇に収まらない書類もあります。それが思い出として大切にとっておきたい書類です。たとえば、子供の通知表、学校で書いた絵や作文、家族へのメッセージカード、友達からの手紙などが挙げられます。これらは通常の書類収納とは別枠で保管するようにします。また、普段の生活で使う書類でもないため、取り出しやすいところに収納する必要はありません。家族のアルバムや卒業文集、記念品、プレゼントといった他の思い出の品々とまとめてしまっておくとよいでしょう。
今ある書類を整理したあとの書類収納のポイント
家の中のどこに書類を収納するか場所が決まりました。そして、今所有している書類もカテゴリごとに分類し、取り出しやすくしました。この次は今後、たまっていく書類についてです。どのように整理して収納していけば、すっきりとした収納状態を保てるのか、そのポイントを紹介していきます。
不要な書類は即処分する
書類の整理には、まずはため込まないようにすることが大切です。後でゆっくり判断しようと、とりあえず置いておくのではなく、その場ですぐに「必要・不要・保留」を決めるようにします。たとえば、スーパーのチラシやショップのダイレクトメールなどは保管しておいても意味のないものです。郵便ポストから取り出したら、そのままゴミ箱に直行です。また、子供から渡された学校の書類も、その場で読んで連絡事項さえわかれば、役割を終えてしまうものが数多くあります。取っておく必要がないと見なしたら、すぐに処分しましょう。
一時置き場を作る
書類を整理して保管することは大切です。しかし、必要な書類が増えるたびに作業を行うのには手間がかかります。面倒に感じるようになると、書類を整理すること自体を辞めてしまうことにつながりかねません。そこで、おすすめしたいのが一時保管場所のファイルボックスを作っておくことです。必要な書類は一時的にファイルに置いておいて、時間ができたときに、まとめて整理するのです。
その際、「提出が必要な書類」「支払いが必要な書類」はタイムリミットが一目でわかるように付箋を貼っておくと、手続きを忘れてしまったという事態を防ぐことができます。また、一時保管したことを忘れてしまい、そのまま書類を放置していたということのないように、家族みんなが目に付きやすい場所に置いておくようにしましょう。
書類収納のスペースがない・狭い場合
ファイルボックスを棚に並べて収納するのが一番わかりやすく取り出しやすいのですが、なかには家が狭く、収納スペースが確保できないという人もいるでしょう。そんな場合におすすめなのが、中身が見えるクリアタイプの引き出し式の書類ケースを使用することです。横ではなく縦に積み上げていくタイプの書類ケースであれば、天井までの上の空間を有効利用することができます。そのため、狭いスペースでも多くの書類を保管することができるのです。ただし、引き出し式の種類ケースを使う場合もポイントがあります。次から見ていきましょう。
1つの引き出し内での仕分けは少なめにする
まずは家に関する書類、保険関係の書類、子供の学校関係の書類、公共料金等の領収書・明細書といった具合にカテゴリごとに大雑把に書類を分けます。ここまではファイルボックスに収納する場合と一緒です。引き出し式の書類ケースの場合は、引き出しがファイルボックスの代わりになります。引き出しごとにカテゴリ分けして、収納していきましょう。その際、何を入れたのかわかりやすいように引き出しにはカテゴリ名をラベリングしておきます。
そして、次にそのカテゴリの中で仕分けしていきます。仕分けするときには、ファイルフォルダではなくクリアファイルを使うのがおすすめです。なぜなら、引き出しの中に横にして重ねていくため、クリアファイルのほうが収納しやすいからです。何が入っているか、すぐにわかるように、クリアファイルごとにラベリングするようにしましょう。また、1つの引き出し内に入れるクリアファイルの数が多いと、下に置いてあるクリアファイルが取り出しにくくなってしまいます。引き出しの中に入れるクリアファイルの数は少なめのほうが出し入れしやすくなります。
部屋の雰囲気になじむように工夫をする
引き出し式の書類ケースは、オフィス用のものが細かく収納できるため、使いやすいでしょう。しかし、デメリットもあります。通常、家の中でも出し入れしやすい場所に書類収納の場所は確保します。しかし、リビングや人目のつく場所にオフィス用の書類ケースを置いておくと、部屋の雰囲気にそぐわない場合もあるのです。
部屋の雰囲気になじませるためには、オフィス用の無機質なものではなく、おしゃれな木製の書類ケースやチェストを使うとよいでしよう。もしくはオフィス用の書類ケースにDIYするという手もあります。たとえば、木目やレンガ、ワインボックス、タイル模様の壁紙を貼ったり、おしゃれな取手を取り付けたりしてはどうでしょうか。ちなみに、壁紙を貼るときは超強力両面テープがおすすめです。剥がれにくく、手も汚さずに済むからです。また、テープは少しずつ剥がしていったほうが、きれいに貼ることができます。こうしたDIYに必要な材料は、100円ショップで手軽に手に入れることも可能です。
すっきりした書類収納のためのポイント
書類は一度整理して収納したら、それでおしまいではありません。時々、中身を見直したり、書類を減らす工夫をしたり、日頃からやっておいたほうがよいことがあるのです。そこで、すっきりとした書類収納を保つために必要なポイントを紹介していきます。
時々中身を見直す
収納スペースに保管していても、書類が多くなる一方では、何がどこにあるのか、探すのに時間がかかってしまいます。また、収納スペースにも限りがあります。無制限に置き続けることはできません。そのため、時々中身を見直すことが大切です。整理したときには必要と見なした書類も、時間が経過するうちに、不要となっている場合があるのです。点検して、不要な書類は捨ててしまいましょう。
なかには捨てる書類がなく、増え続ける一方といった場合もあるかもしれません。その場合は、さらに書類の中身を細分化して、いまあるファイルボックスや各フォルダから数を増やしていくようにします。そうすれば出し入れがしやすくなります。
日頃から書類を減らす工夫をする
すっきりとした書類収納のためには、日頃から書類の数を減らす努力をすることが大切です。たとえば、定期的に書類を見直していると、すぐに不要な書類がわかります。また、必要な書類でもひと手間かけることによって、量を減らすことができます。たとえば、家電はメーカーのホームページでも取り扱い方を説明している場合があります。何かわからないことがあれば、ホームページにアクセスするようにすれば、手元に取扱説明書を置いておく必要はありません。捨ててもよいかどうか、メーカーのホームページを確認するようにしましょう。また、利用明細書や領収書などもインターネットやスマホで確認可能なものもあります。この場合も保管する必要はありません。
この他、手間はかかりますが、1枚ずつ書類をスキャナーで取り込み、データ化するといった方法もあります。パソコンにデータを保存しておけるため、収納するスペースも必要なく、クリック1つで取り出すことができるので便利です。
日常生活の中で書類を整理する習慣をつける
何もしないでおくと、書類はどんどん増えていくものです。後で処理するために一時置き場に放置する一方では、収拾がつかなくなってしまいます。効率よく書類を整理するためには、日常生活の中で自分なりのルールを設けることが大切です。たとえば、封書で書類が送られてきた場合はその日のうちに開封して中身を確認し「必要・不要・保留」を判断する、週に1回決められた曜日に一時置き場に保管しておいた書類を整理するといったことなどが挙げられます。無理なく日常生活の中で習慣化することで、いつでもすっきりとした書類収納を保つことができるでしょう。
出し入れのしやすさを最優先する
不要なものは処分して見た目をすっきりとさせるのは大切なことです。しかし、そればかり優先してはいけません。なぜならば、書類を収納すること、いざ必要になったときに出し入れしやすいことが、本来の収納の目的だからです。見た目を優先して、取り出しにくい場所に収納スペースを設置してしまうと、書類を取り出すのも、収納するのも大変になってしまいます。
また、ボックスや引き出しの中をきっちりと丁寧にファイリングすると、見た目は美しいですが、取り出すのが大変です。さらに、書類が増えたときに、一からファイリングをやり直す手間もかかります。書類が増えることを見越して、ある程度、ボックスや引き出しにゆとりを設けておいたほうがよいでしょう。
書類収納は分かりやすさとゆとりがポイント
収納ボックスや引き出しに、きれいに書類が入っていると、見た目にも美しく気持ちがよいものです。しかし、あまりにも細かく収納していると、いざというとき、書類を取り出しにくいというデメリットもあります。必要なときに、さっと取り出すことができるように、カテゴリやスペースには余裕を持たせておいたほうがいいでしょう。
使い勝手のよい書類収納の第一歩は、現在、家に放置してある書類を整理することです。そして、書類を増やさないように日常生活で工夫することです。ここに挙げた方法を参考にしながら、整理した本人だけでなく、家族全員がわかりやすく出し入れしやすい書類収納を目指していきましょう。